POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
(Conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero) – Alcoleas Gardens S.L.
Objeto y fundamento normativo
La presente Política tiene por objeto regular el Sistema Interno de Información (en adelante, “SII”) implantado por Alcoleas Gardens S.L. en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como en consonancia con la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
El SII se configura como un mecanismo obligatorio, eficaz y seguro para la recepción, gestión y tramitación de informaciones relativas a conductas presuntamente infractoras, con las máximas garantías de confidencialidad, protección del informante y ausencia de represalias.
Naturaleza y principios rectores del Sistema Interno de Información
El SII de Alcoleas Gardens S.L. se articula bajo los siguientes principios:
- a) Independencia funcional
La gestión del sistema se ejercerá con plena autonomía e independencia respecto del resto de áreas y órganos de la empresa.
- b) Confidencialidad reforzada
Queda garantida la reserva absoluta de la identidad del informante, de las personas afectadas y de cualquier dato asociado al procedimiento, conforme al art. 31 de la Ley 2/2023.
- c) Accesibilidad universal
El sistema se encuentra habilitado para cualquier persona física o jurídica que mantenga o haya mantenido una relación profesional, comercial o contractual con Alcoleas Gardens S.L.
- d) Prohibición de represalias
Se garantiza la ausencia de cualquier forma de represalia o consecuencia adversa para quienes realicen comunicaciones de buena fe.
- e) Diligencia, proporcionalidad y objetividad
Las actuaciones derivadas de la investigación interna se llevarán a cabo con estricto respeto a los principios de imparcialidad, contradicción, proporcionalidad y presunción de inocencia.
Canal interno habilitado
A los efectos de presentar comunicaciones, Alcoleas Gardens S.L. pone a disposición el siguiente canal específico, exclusivo y seguro:
📩 canaldenuncias@alcoleasgardens.com
El citado medio permite comunicaciones escritas, confidenciales y, si se desea, completamente anónimas.
Responsable del Sistema Interno de Información
En cumplimiento del artículo 8 de la Ley 2/2023 la RSII ostenta las siguientes competencias:
- Recepción, admisión y registro seguro de las comunicaciones.
- Garantía de confidencialidad y, en su caso, anonimato del informante.
- Análisis preliminar y determinación de la admisibilidad.
- Dirección y coordinación de las actuaciones instructoras y de investigación interna.
- Emisión de informes de valoración y, en su caso, propuesta de medidas correctoras o disciplinarias.
- Comunicación con las autoridades competentes cuando resulte procedente.
- Supervisión y actualización del funcionamiento del SII.
El nombramiento de la RSII ha sido formalizado documentalmente y registrado en soporte interno seguro.
Ámbito material del Sistema
Podrán ser objeto de comunicación aquellos hechos que pudieran constituir:
- Infracciones del Derecho de la Unión Europea comprendidas en el ámbito de la Directiva 2019/1937
- Infracciones penales o administrativas graves o muy graves
- Conductas contrarias a la buena gestión, integridad o ética empresarial
- Irregularidades laborales, sociales, medioambientales o de prevención de riesgos
- Incumplimientos internos vinculados a procedimientos, protocolos o códigos de conducta
- Supuestos de acoso, discriminación o vulneración de derechos del trabajador
- Actos u omisiones susceptibles de generar perjuicios económicos o reputacionales a la organización
Quedan excluidas las comunicaciones basadas en información engañosa, falsa deliberadamente o carente de fundamento razonable.
Procedimiento de gestión de las comunicaciones
6.1. Recepción y acuse de recibo
Una vez recibida la comunicación en el canal habilitado, la RSII procederá, en un plazo máximo de 7 días naturales, a emitir acuse de recibo, salvo que se trate de una comunicación anónima o que dicha confirmación pueda comprometer la confidencialidad.
6.2. Análisis preliminar
La RSII evaluará la naturaleza de los hechos comunicados para determinar su admisibilidad. En caso de inadmisión, se dejará constancia motivada.
6.3. Investigación interna
En caso de admisión, se abrirá un proceso de investigación interna que podrá incluir entrevistas, recopilación de documentación, análisis técnico y cualquier otra actuación necesaria.
La investigación se desarrollará en un plazo máximo de 3 meses, prorrogable a 6 meses en casos debidamente justificados.
6.4. Resolución
Finalizada la investigación, la RSII elaborará un informe conclusivo, proponiendo, en su caso, medidas correctoras, disciplinarias o de mejora.
Cuando sea posible y procedente, el informante será informado del resultado del procedimiento.
6.5. Comunicación a autoridades
Si los hechos pudieran constituir ilícito penal o administrativo, Alcoleas Gardens S.L. trasladará la información a las autoridades competentes.
Registro y conservación de la información
Todas las comunicaciones y actuaciones derivadas de ellas serán incorporadas al Registro del Sistema Interno de Información, custodiado bajo medidas de seguridad técnicas y organizativas reforzadas.
La conservación de la documentación no excederá los 10 años, salvo obligación legal diferente.
Protección de datos personales
El tratamiento de datos realizado en el marco del SII se regirá por lo previsto en el RGPD (Reglamento UE 2016/679), la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) y la Ley 2/2023.
Los datos serán tratados exclusivamente para la tramitación de la comunicación, garantizándose el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación cuando sea legalmente compatible con la confidencialidad intrínseca al sistema.
Revisión y actualización
La presente Política será revisada de forma periódica y, en todo caso, cuando concurran cambios normativos, estructurales o funcionales que afecten al SII.
La versión vigente estará permanentemente disponible para los interesados a través de los canales oficiales de la empresa.
Alcoleas Gardens S.L.